PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TERKOLABORASI UNTUK PTSP dan SKPD

Sebuah ide dan rekomendasi untuk pengembangan Sistem Informasi yang terkolaborasi antara PTSP dengan SKPD terkait (khususnya dinas serta sudin KUKMDag) pada wilayah Provinsi DKI Jakarta.
by: Lucky K. @Oct 2011 (http://Lcpro.Wordpress.com)

A. Peranan Informasi dalam Pelayanan

Peranan informasi sebagai bagian dari sebuah pelayanan (Information role as element of a service)

Kebutuhan informasi telah berkembang dipicu oleh hadirnya era globalisasi dan perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi dan komunikasi. Informasi merupakan salah satu unsur dari pelayanan (service), dimana informasi dapat berperan atau digunakan sebagai acuan awal (reference) pengambilan sebuah keputusan atau acuan awal pelaksanaan sebuah proses, pengawasan (monitoring) dan pengendalian (controlling) dalam proses serta evaluasi hasil dari proses yang telah dilaksanakan.

Era globalisasi menimbulkan beberapa kebutuhan dan tuntutan, antara lain:
a. informasi dapat diperoleh dengan cepat (speedy)
b. informasi dapat diperoleh tepat pada waktunya (timeliness)
c. informasi yang diperoleh adalah yang termuktahir (up‐to‐date)
d. informasi yang diperoleh adalah yang senyatanya (real‐time)
e. informasi yang diperoleh adalah yang sesuai dengan yang dibutuhkan (relevant)
f. informasi yang diperoleh adalah benar (correctness)
g. cara memperoleh informasi dapat dilakukan dengan sederhana dan nyaman (effortless and user‐friendly)
h. informasi dapat diperoleh kapan saja (anytime)
i. informasi dapat diperoleh dimana saja (at anywhere)
j. informasi dapat diperoleh dari mana saja (from anywhere)
k. informasi dapat diperoleh menggunakan berbagai media (media compatibility)

Dalam hal teknologi, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communication Technology: ICT) telah dapat mendukung terwujudnya berbagai kebutuhan dan tuntutan yang telah disebutkan diatas.

Dalam hal sistem, perkembangan rekayasa sistem (system engineering) juga telah dapat menciptakan berbagai jenis dan model sistem informasi (Information System: IS). Sistem Informasi merupakan sebuah sistem yang berfungsi untuk menyimpan berbagai data atau informasi kedalam sebuah penampung data (database) dan menghasilkan berbagai informasi yang diperlukan dengan melakukan pemrosesan terhadap data yang disimpan dalam database terkait (internal maupun eksternal).

B. Pengembangan Sistem Informasi secara Umum

Pada dasarnya, semua unit (lembaga, institusi, organisasi, perusahaan, departemen, bagian, dan sejenisnya) berhak dan layak untuk mengembangkan berbagai jenis Sistem Informasi (SI)
dan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk memaksimalkan kemampuan fungsional dari SI terkait.
Tentunya SI yang dikembangkan haruslah efektif dan efisien sehingga benar‐benar dapat dirasakan kegunaannya oleh semua kelompok pengguna1) (users), bukan hanya sebagai sesuatu yang dapat digunakan untuk “pamer” atau digunakan sebagai sesuatu yang hanya sekedar dapat menghasilkan “rejeki” tambahan bagi pihak‐pihak tertentu.
Untuk menghasilkan sebuah SI yang efektif dan efisien tentunya sebelum pengembangan sebuah SI harus dimulai dengan studi kelayakan (feasibility study) dan analisis sistem. Studi kelayakan dalam keilmuan Sistem Informasi dapat menggunakan faktor‐faktor: TELOS2), PDM3) dan MURRE4).
Dalam melakukan analisis sistem untuk pengembangan sebuah SI diperlukan team analisis yang profesional dan berpengalaman dalam bidang analisis masing‐masing, misalnya analisis prosedur dan analisis desain SI.
TIK merupakan salah satu unsur dalam analisis sistem yang bertujuan agar pemilihan dan penggunaan teknologi informasi dan teknologi komunikasi sesuai dengan kebutuhan dari sistem informasi yang akan dikembangkan.
Salah satu yang dapat mempengaruhi SI yang dihasilkan nanti dapat berfungsi dengan baik adalah prosedur. Sistem Informasi pada dasarnya melaksanakan berbagai prosedur yang dikomputerisasi dan bersifat sistematis. Oleh sebab itu, berbagai prosedur yang akan
dikomputerisasi ini harus telah dikaji dan di standarkan menjadi
Standar Operasi Prosedur (SOP) yang sah disepakati bersama dan legal.

Skema umum pengembangan SI (General schema of IS development)

Tidak dapat dipungkiri bahwa pengaruh globalisasi dan perkembangan TIK dan SI juga memicu terjadinya berbagai perubahan terus menerus untuk dapat tetap menyesuaikan kondisi terkini dan ikut dalam kompetisi global.
SOP yang telah ditetapkan sebelumnya sangat mungkin untuk mengalami perubahan disebabkan karena adanya perubahan kebijakan, keadaan sosial dan politik, tuntutan kebutuhan pengguna, tuntutan kebutuhan kolaborasi, ekspansi dan faktor‐faktor lainnya.
Dengan adanya perubahan SOP maka sistem informasi yang telah/ sedang digunakan juga harus mengalami perubahan/ penyesuaian, bila tidak maka SI yang telah/ sedang digunakan menjadi tidak relevan atau bahkan tidak dapat digunakan lagi. Oleh sebab itu pengembangan sistem informasi perlu dijadikan sebuah siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life‐Cycle: SDLC) artinya pengembangan sistem bukan merupakan sebuah aktifitas atau proyek yang “sekali untuk selamanya”, melainkan merupakan aktifitas atau proyek berkelanjutan (sustainable).

Selain aktifitas pengembangan dalam SDLC terdapat juga aktifitas perawatan sistem (maintenance). Perawatan adalah aktifitas yang mutlak dilakukan meskipun tidak/ belum adanya perubahan SOP. Sistem informasi adalah sebuah objek yang dapat dikatakan hidup dan melakukan proses terus menerus bagaikan sebuah mesin kendaraan. Oleh sebab itu perlu perawatan berkala untuk menjamin proses yang dilakukan sistem tetap sesuai yang semestinya, kondisi database dan perangkat pendukung lainnya dalam keadaan terkendali, melakukan backup, updating maupun upgrading aplikasi database dan aplikasi pendukung lainnya, updating patch yang diperlukan, mencegah terjadinya kelumpuhan atau kerusakan sistem
secara tiba‐tiba dan unsur‐unsur lainnya, sama halnya perawatan berkala yang dilakukan pada mesin kendaraan.

Masih banyak lembaga, institusi, organisasi atau perusahaan yang belum memperhatikan hal ini, sehingga menganggarkan proyek pengembangan sistem informasi untuk “sekali pakai”, bahkan tanpa adanya perawatan berkala. Idealnya penganggaran dilakukan untuk
pengembangan sistem secara berkelanjutan dan perawatan sistem.

C. Pengembangan Sistem Informasi untuk PTSP dan SKPD

Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) sebagai sebuah unit layanan kepada masyarakat yang menerapkan “satu pintu” permohonan dan penerimaan ijin sepantasnya telah menggunakan sistem informasi dalam mendukung SOP yang telah/ sedang digunakan.
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang terkait dengan PTSP dalam memberi layanan kepada masyarakat juga sepantasnya telah menggunakan sistem informasi dalam mendukung SOP yang telah/ sedang digunakan.

PTSP dan SKPD terkait dalam menjalankan fungsi memberikan pelayanan kepada masyarakat khususnya layanan informasi harusnya secara kolaborasi telah dapat memenuhi beberapa kebutuhan atau tuntutan layanan yang diinginkan masyarakat seperti yang telah disebutkan pada pembahasan A halaman 1, antara lain: cepat, tepat waktunya, up‐to‐date, rela‐time, relevant, benar, effortless, user‐friendly, anytime, at anywhere, from anywhere dan media compatibility.
PTSP maupun masing‐masing SKPD terkait berhak dan layak memiliki dan mengembangkan
sistem informasi dengan beberapa pertimbangan, antara lain:
a. PTSP maupun masing‐masing SKPD membutuhkan data/ informasi yang tentunya memiliki perbedaan baik muatan (content), model, format dan lainnya.
b. PTSP maupun masing‐masing SKPD memiliki tanggungjawab terhadap data/ informasi secara individual (pada lingkungannya). Tanggungjawab dapat meliputi kelengkapan, legalitas, keamanan, anggaran, pemeliharaan, pengembangan dan lainnya.
c. PTSP maupun masing‐masing SKPD memiliki SOP individual yang dapat dipengaruhi oleh kebijakan, keadaan sosial dan politik,  tuntutan kebutuhan pengguna, tuntutan kebutuhan kolaborasi (dengan lembaga lain), ekspansi dan faktor‐faktor lainnya di lingkungannya masing‐masing. Artinya pengaruh‐pengaruh diatas bisa saja terjadi pada satu unit tetapi tidak pada unit lainnya.
d. PTSP maupun masing‐masing SKPD memiliki kebijakan dan kepentingan internal yang dapat berbeda‐beda.
e. Tingkat dan model kebutuhan dan tuntutan layanan informasi oleh masyarakat dapat berbeda unsur terhadap PTSP maupun masing‐masing SKPD.
f. Adanya penilaian dan evaluasi kinerja yang terpisah kepentingan baik untuk PTSP (provinsi maupun wilayah) dengan masing‐masing SKPD.
g. Di era globalisasi ini, sentralisasi sistem kurang relevan lagi dengan keadaan yang terjadi, sistem tersebar (distributed system) dan pembagian otorisasi yang mulai banyak diterapkan, bahkan pada lembaga, organisasi, institusi atau perusahaan yang sama tetapi terletak berbeda secara geografis, apalagi pada lembaga, organisasi, institusi atau perusahaan yang berbeda.
h. Adanya perkembangan teknologi informasi dan teknologi komunikasi yang memungkinkan interoperability antar sistem informasi yang berbeda atau terdistribusi untuk dapat terbentuk kolaborasi sistem.

Pada dasarnya kepentingan dan tanggungjawab pengembangan dan pemeliharan sistem informasi dapat berbeda‐beda pada masing‐masing unit (PTSP maupun masing‐masing SKPD).
Tetapi melihat PTSP dengan masing‐masing SKPD terkait memiliki keterkaitan sistem dan prosedur yang sistematis, maka hal yang dikhawatirkan dapat terjadi adalah redudansi pengimputan data yang tentunya menurunkan nilai efisiensi masing‐masing sistem yang terkait.
Oleh sebab itu perlu dilakukan analisis yang tepat untuk menciptakan sistem informasi di PTSP dan masing‐masing SKPD terkait yang dapat melakukan fungsi interoperability sehingga tercipta sebuah kolaborasi sistem informasi yang efisien dan efektif.

Beberapa bagian pengimputan data yang dilakukan di sistem informasi PTSP tidak perlu lagi dilakukan pengimputn data yang sama di sistem informasi SKPD terkait, demikian sebaliknya.
Teknologi yang dapat digunakan dalam mendukung hal tersebut adalah pengembangan sistem informasi berbasis web (web‐based) yang dilengkapi dengan teknologi web services5) di masingmasing
unit (PTSP dan masing‐masing SKPD terkait).
Model kolaborasi dapat dirancang sebagai berikut (berdasar SOP PTSP saat ini):

Model interoperability untuk kolaborasi SI‐PTSP dengan SI‐KUKMDag/SKPD terkait lainnya (Interoperability model for IS(PTSP) and IS(KUKMDag/SKPD) collaboration)

D. Rekomendasi Khusus

Meninjau secara khusus keadaan PTSP (provinsi maupun wilayah) dan PTSA serta dinas UMKMDag dan sudin‐sudinnya (termasuk SKPD terkait lainnya) di wilayah provinsi DKI Jakarta, maka dapat dijabarkan beberapa hal (kondisi dan rekomendasi) sebagai berikut:
1. PTSP provinsi DKI Jakarta dan PTSP kota administratip Jakarta Pusat saat ini telah menggunakan aplikasi sistem informasi bernama e‐Licensing. Sistem informasi e‐Licensing ini secara prosedural masih memiliki perbedaan dengan SOP yang telah/ sedang digunakan, hal ini karena 2 faktor:
‐ Aplikasi sistem informasi e‐Licensing dikembangkan berawal dari SOP yang digunakan di PTSP Kabupaten Tabanan – Bali
‐ SOP yang dibuat di PTSP provinsi DKI Jakarta dan PTSP kota administratip Jakarta Pusat dalam perkembangannya berbeda dengan SOP yang digunakan di PTSP Kabupaten Tabanan – Provinsi Bali
2. Ide dasar pengembangan aplikasi sisfo. e‐Licensing adalah berfokus pada PTSP sehingga memiliki perbedaan prosedural dan kebutuhan untuk diimplementasikan pada lingkungan dinas dan sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) wilayah provinsi DKI Jakarta.
3. Belum adanya kesepakatan SOP sistemik antara PTSP dan dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) yang “dipatenkan” menyebabkan aplikasi sisfo. e‐licensing semakin mengalami kesulitan untuk diimplementasikan dengan tepat termasuk untuk dikembangkan.
4. Karena adanya permasalahan 1) sampai dengan 3) maka penggunaan aplikasi sisfo. e‐licensing sampai saat ini (di lingkungan PTSP provinsi maupun wilayah) menjadi kurang relevan sehingga menjadi tidak efektif (tidak sesuai kebutuhan dan harapan) termasuk
kebutuhan masyarakat dan pihak eksternal lainnya.
5. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada pembahasan C halaman 4, adanya kepentingan dan tanggungjawab pengembangan dan pemeliharan sistem informasi yang tentunya berbeda antara PTSP dengan dinas serta sudin KUKMDag termasuk SKPD terkait
lainnya, sehingga PTSP maupun dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) layak memiliki dan mengembangkan sistem informasi masing‐masing sesuai kebutuhan dan kepentingannya dengan tetap memperhatikan interoperability dari masing‐masing sistem informasi yang dikembangkan untuk menciptakan kolaborasi sistem informasi PTSP dengan dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya).
6. PTSP maupun dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) memiliki hak untuk mengajukan anggaran masing‐masing terkait pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan.
7. Tuntutan masyarakat terhadap pelayanan khususnya informasi yang diberikan oleh PTSP maupun dinas dan sudin KUKMDag serta SKPD terkait lainnya semakin meningkat dan berbeda‐beda sehingga masing‐masing perlu segera mengembangkan sistem informasi
untuk memenuhi tuntutan masyarakat tersebut.
8. Adanya penilaian dan evaluasi kinerja yang terpisah kepentingan baik untuk PTSP (provinsi maupun wilayah) dengan dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) sehingga masing‐masing perlu segera mengembangkan sistem informasi untuk mendukung
kinerjanya.
9. Di era globalisasi ini tidak tepat lagi jika harus “dipaksakan” penggunaan sebuah sistem informasi tersentralisasi secara bersama‐sama oleh PTSP dan dinas serta sudn KUKMDag
(termasuk SKPD terkait lainnya) dan dikelola oleh satu unit tertentu.
10. Dalam penganggaran baik PTSP maupun dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) sebaiknya tidak menganggarkan “pengembangan sistem informasi” karena sistem yang dikembangkan nanti dipastikan akan memerlukan cukup banyak perubahan dan penyesuaian dalam jangka pendek dengan beberapa pertimbangan:
a. Belum adanya “kepastian” operasional (khusus PTSP Provinsi DKI Jakarta)
b. Belum adanya kesepakatan SOP sistemik antara PTSP dan dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) yang “dipatenkan”, SOP kemungkinan masih akan mengalami perubahan.
c. Prosedur yang telah digunakan saat ini oleh PTSP maupun dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) tetap akan mengalami perubahan dan perbaikan mengikuti perubahan kebijakan, keadaan sosial dan politik, tuntutan kebutuhan pengguna, tuntutan kebutuhan kolaborasi, ekspansi dan faktor‐faktor lainnya.
d. Memperhatikan sistem dan mekanisme pengganggaran yang berlaku yang tidak dapat menangani kebutuhan terkait perubahan‐perubahan yang dipastikan terjadi ditengahtengah periode penganggaran.
e. Memperhatikan kenyataan banyaknya sistem informasi yang telah dikembangkan dan ternyata “terbengkalai” di tengah jalan karena tidak dapat disesuaikan dengan kondisikondisi dinamis yang terjadi ditengah‐tengah periode pengganggaran.
f. Adanya kebutuhan perawatan sistem (maintenance) secara berkala.
11. Dalam penganggaran baik PTSP maupun dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) dapat menganggarkan “penggunaan staf ahli (konsultan) pengembangan dan perawatan sistem” sehingga anggaran dapat berfungsi fleksibel, dimana staf ahli tersebut yang nantinya akan berfungsi mengembangkan sistem informasi secara berkelanjutan dalam arti selalu memastikan sistem informasi yang digunakan tetap relevan dengan kondisi yang ada yaitu dengan melakukan penyesuaian sistem informasi (khususnya dalam satu periode penganggaran). Staf ahli tersebut juga dapat sekaligus berfungsi untuk melakukan perawatan (maintenance) sistem informasi.
12. Untuk menjamin terlaksanaya pemuktahiran data (updating) pada sistem informasi maka perlu disiapkan atau dianggarkan pemakaian tenaga pengimputan data yang khusus berkonsentrasi pada pemuktahiran data di tahap backoffice, karena sistem informasi perlu menyajikan data yang up‐to‐date dan real‐time.
13. Untuk dapat terlaksananya interoperability sistem informasi, maka sistem informasi harus dikembangkan berbasis web dan tentunya perlu dianggarkan penyewaan nama domain (domain name).
14. Sebaiknya aplikasi sistem informasi dihosting pada hosting provider yang berkualitas karena dengan melakukan hosting maka beberapa keuntungan dapat diperoleh:
a. Maintenance perangkat server dan perangkat pendukung lainnya ditanggung sepenuhnya oleh provider.
b. Maintenance aplikasi database dan semua aplikasi pendukung lainnya ditanggung sepenuhnya oleh provider.
c. Updating atau upgading aplikasi database dan semua aplikasi pendukung lainnya ditanggung oleh provider.
d. Upgrading perangkat server dan perangkat pendukung lainnya ataupun penggantian ke spesifikasi yang lebih tinggi sesuai perkembangan “dipastikan” diperhatikan dan dilakukan sepenuhnya oleh provider.
e. Penggantian perangkat server bila rusak ditanggung sepenuhnya oleh provider.
f. Teknologi dan konfigurasi keamanan (firewall, antivirus, dan lainnya) semua ditanggung dan “dijamin” oleh provider.
g. Provider dipastikan memberi jaminan operasi sistem dan layanan 24jam x 7hari selama kontrak yang disepakati berjalan semestinya.
h. Provider dipastikan selalu menyediakan dan memberikan fitur‐fitur termuktahir.
Bila hosting dilakukan sendiri oleh PTSP atau dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya) maka:
a. Perlu ada anggaran tambahan untuk semua point diatas diluar anggaran pengembangan sistem.
b. Perlu memiliki statik ip untuk mendukung hosting.
c. Perlu dipastikan memiliki bandwidth internet yang memadai untuk mendukung hosting.
d. Hal yang paling utama adalah penjaminan teknologi dan konfigurasi keamanan (firewall, antivirus, dan lainnya).
e. Kondisi yang paling stragis adalah bila sewaktu‐waktu perangkat server rusak maka sistem dan mekanisme pengganggaran yang berlaku yang tidak dapat menangani dengan baik hal tersebut.

E. Kesimpulan, Saran dan Penutup

Tulisan ini menjabarkan sebuah ide dan rekomendasi untuk pengembangan sistem informasi yang terkolaborasi antara PTSP dengan SKPD terkait (khususnya dinas serta sudin KUKMDag)
pada wilayah Provinsi DKI Jakarta. Mengamati bahwa peluang pengembangan sistem informasi ini sangat besar dan kegunaannya juga akan mempengaruhi peningkatan pelayanan kepada masyarakat khususnya pelayanan informasi.
PTSP maupun dinas dan sudin KUKMDag serta SKPD terkait lainnya berhak dan layak mengembangkan sistem informasi masing‐masing dengan tetap memperhatikan interoperability dari masing‐masing sistem informasi yang dikembangkan untuk menciptakan kolaborasi sistem informasi PTSP dengan dinas serta sudin KUKMDag (termasuk SKPD terkait lainnya).

Pengembangan sistem informasi perlu segera dilakukan agar dapat segera memenuhi kebutuhan dan tuntutan pelayanan khususnya informasi kepada masyarakat dan juga pengguna lainnya.

Permohonan maaf oleh penulis bila dalam tulisan ini tedapat informasi yang keliru atau kurang sempurna.
———————————————————————————

Note:
1) Pengguna (users) antara lain: operator, manajemen, pimpinan, client, partner, masyarakat umum dan pengguna khusus.
2) TELOS = Technology, Economy, Legality, Operability, Schedule.
3) PDM = Productivity, Differential, Management.
4) MURRE = Maintainability, Usability, Reusability, Reliability, Extendibility.
5) Web Services adalah sebuah modul aplikasi yang dibuat pada sebuah paket aplikasi sistem informasi yang nantinya dapat dipanggil dan digunakan oleh paket aplikasi sistem informasi lainnya untuk
mendapatkan informasi dari paket aplikasi sistem informasi sumber.

Reference:
‐ Knowledge from formal education
‐ Private ideas

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: